I. Welchen Zweck hat diese Ordnung?

Art. 1. Diese Ordnung legt die Modalitäten dazu fest, wie der Ombudsmann die bei ihm eingereichten Beschwerden - insbesondere Beschwerden zweiter Stufe - behandelt.

Unter Beschwerden zweiter Stufe werden Beschwerden verstanden, die zuvor vom Customer Service und/oder einem anderen Dienst oder Ausschuss von Sabam behandelt wurden.

Bei Beschwerden, für die Sabam und/oder das Gesetz ein festgelegtes Verfahren vorsieht, ist die Rolle des Ombudsmannes auf die Kontrolle der Einhaltung der geltenden Vorschriften beschränkt. So sehen die Statuten und die Satzung von Sabam beispielsweise spezifische Vorschriften für die Mitgliedschaft bei Sabam, die Dokumentation der Werke (einschließlich der Klassifikation der Werke) sowie die Angabe genutzter Werke vor. In Streitfällen kann nur der Ausschuss Tägliche Verwaltung oder der Verwaltungsrat streitschlichtend eingreifen.

II. Wer kann eine Beschwerde beim Ombudsmann einreichen?

Art. 2. Die Gesellschafter von Sabam, die Inhaber von Rechten und die Nutzer des Sabam-Repertoires, die ein rechtmäßiges Interesse haben, können bezüglich individueller von Sabam vorgenommener Handlungen zur Ausübung von Rechten eine Beschwerde einreichen, zu der sie vom Customer Service und/oder einem anderen Dienst oder Ausschuss von Sabam keine klare, relevante oder befriedigende Antwort erhalten haben.

Die Beschwerde einer juristischen Person wird von einer hierzu bevollmächtigten natürlichen Person eingereicht.

III. Welchen Voraussetzungen muss eine Beschwerde entsprechen, damit sie vom Ombudsmann behandelt wird?

Art. 3. Eine Beschwerde ist unzulässig, wenn:

1. sie nicht vorab beim Customer Service und/oder einem anderen Dienst oder Ausschuss von Sabam eingereicht und dort behandelt wurde und seit dem Datum, an dem der Customer Service seine Intervention beendet hat, ein Zeitraum von sechs Monaten nicht überschritten ist;

2. sie offensichtlich unbegründet ist oder in einer unangemessenen Frist eingereicht wurde oder wenn sie vollkommen erfunden oder ausschließlich beleidigend oder verleumderisch ist;

3. sie im Wesentlichen mit einer anderen, vom Ombudsmann zurückgewiesenen Beschwerde übereinstimmt und im Vergleich zu dieser keine neuen Elemente aufweist;

4. sie Gegenstand eines Gerichtsverfahrens ist oder bereits bei der Kontrollstelle der Gesellschaften für die Verwaltung von Urheberrechten und verwandten Rechten eingereicht wurde;

5. sie im Einklang mit den Statuten und der Satzung von einem anderen Dienst oder Entscheidungsorgan von Sabam behandelt werden muss. Je nach Gegenstand und Schweregrad der Bestandteile der Beschwerde wird diese dem Geschäftsführenden Ausschuss und/oder dem Ausschuss Tägliche Verwaltung vorgelegt, die darüber entscheiden, wie mit der Beschwerde umzugehen ist.

6. sie nicht schriftlich und/oder anonym eingereicht wird;

7. sie nicht den in dieser Satzung festgelegten Bedingungen entspricht und/oder sie nicht alle notwendigen Informationen/Dokumente umfasst.

IV. Wie kann man eine Beschwerde beim Ombudsmann einreichen?

Art. 4. Eine Beschwerde kann schriftlich per Post oder auf elektronischem Wege beim Ombudsmann eingereicht werden und muss den in dieser Satzung festgelegten Bedingungen entsprechen.

Eine schriftliche Beschwerde sowie jeglicher nachfolgender Schriftverkehr sind vom Beschwerdeführer oder seinem Bevollmächtigten zu unterzeichnen.

Eine mündliche oder anonyme Beschwerde ist unzulässig.

V. Welche Bestandteile muss eine Beschwerde notwendigerweise umfassen?

Art. 5. Jede Beschwerde macht klare Angaben über:

1. die Identität des Beschwerdeführers, insbesondere seinen Namen und Vornamen (oder den Namen der juristischen Person oder der faktischen Vereinigung), seine vollständige Adresse (oder die Adresse des Sitzes der juristischen Person oder die Adresse der faktischen Vereinigung), seine Telefonnummer oder andere Kommunikationsmittel (Faxnummer, E-Mail-Adresse usw.).

2. die Eigenschaft des Bevollmächtigten des Beschwerdeführers sowie sein rechtmäßiges Interesse;

3. den klar und genau formulierten Gegenstand der Beschwerde;

4. die vorhergehenden Schritte, die der Beschwerdeführer in Bezug auf Sabam unternommen hat, um selbst Befriedigung zu erlangen (einschließlich des Verweises auf den mit dem Customer Service geführten Schriftverkehrs);

5. der chronologische Ablauf der Tatsachen;

6. die Identität aller (natürlichen und juristischen) Personen, die gegebenenfalls von der Beschwerde betroffen sind.

Der Beschwerdeführer fügt seiner Beschwerde eine Kopie aller Dokumente und Beweisstücke bei, die sich auf die Beschwerde beziehen. Wenn der Ombudsmann feststellt, dass eine Beschwerde nicht vollständig ist, fordert er den Beschwerdeführer auf, ihm die fehlenden Elemente mitzuteilen. Falls dieser ihm nicht innerhalb einer angemessenen Frist Antwort gibt, wird die Beschwerde vom Ombudsmann abgewiesen und eingestellt.

VI. Was darf der Beschwerdeführer von der Bearbeitung seiner Beschwerde durch den Ombudsmann erwarten?

Art. 6. Der Beschwerdeführer hat das Recht:

1. innerhalb von fünf Werktagen über den Eingang seiner Beschwerde und deren Zulässigkeit informiert zu werden;

2. auf eine korrekte und respektvolle Behandlung seiner Beschwerde innerhalb der Frist.

3. auf eine objektive und unparteiische Untersuchung seiner Klage in aller Unabhängigkeit;

4. über die Vorgehensweise des Ombudsmanns informiert zu werden;

5. dass der Ombudsmann seine eventuelle Weigerung, die Beschwerde zu behandeln, begründet;

6. in allen Stadien der Behandlung seiner Beschwerde über den Fortgang seiner Angelegenheit informiert zu werden;

7. auf eine klare, relevante Antwort auf seine Beschwerde spätestens innerhalb eines Monats nach deren Einreichung. Aus außerordentlichen, motivierten Gründen kann die Frist für die Behandlung der Beschwerde um maximal einen zusätzlichen Monat verlängert werden;

8. über die Beschlüsse von Sabam bezüglich eventueller Empfehlungen des Ombudsmannes und/oder über den Standpunkt anderer betroffener Parteien informiert zu werden.

Art. 7. Der Ombudsmann kann den Beschwerdeführer anhören. Wenn mehrere Parteien in das Verfahren involviert sind, werden alle Parteien vom Ombudsmann angehört.

Wenn eine Beschwerde zwischen zwei oder mehr Parteien, wobei Sabam selbst keine Partei ist, streitig ist, beschränkt sich die Rolle des Ombudsmanns auf das Begleiten, Anhören und Beraten der Parteien, damit diese zu einer gütlichen Einigung gelangen. Wenn innerhalb einer angemessenen Frist keine gütliche Einigung gefunden werden kann, beendet der Ombudsmann seine Intervention endgültig.

Sabam hat bei Beschwerden zwischen mehreren Gesellschaftern einen absolut neutralen Standpunkt einzuhalten.

VII. Welche Verpflichtungen obliegen dem Beschwerdeführer?

Art. 9. Der Beschwerdeführer muss:

1. alle vom Ombudsmann angeforderten zusätzlichen Informationen mitteilen;

2. persönlich anwesend sein, wenn der Ombudsmann ihn zu einer Anhörung einlädt, und alle Fragen vollständig und wahrheitsgetreu beantworten. Wenn er der Anhörung ohne gültigen Grund nicht beiwohnt, wird die Beschwerde vom Ombudsmann zurückgewiesen und eingestellt.

3. sich von nicht mit dem Ombudsmann abgesprochenen Interventionen durch Sabam und/oder die Kontrollstelle oder das Gericht, die unmittelbar oder über einen Bevollmächtigten parallel zur Intervention des Ombudsmanns stattfinden, enthalten, und zwar solange dieser die Angelegenheit behandelt.

Bei einer parallelen Intervention beendet der Ombudsmann seinen Auftrag.

Wenn der Ombudsmann feststellt, dass der Beschwerdeführer sich in seiner Eigenschaft als Gesellschafter von Sabam unrechtmäßig Rechte angeeignet hat oder dies beabsichtigt, beendet der Ombudsmann seinen Auftrag und legt die Angelegenheit dem Ausschuss Tägliche Verwaltung vor, welcher im Einklang mit den Statuten und der Satzung Disziplinarmaßnahmen bezüglich der Gesellschafter von Sabam treffen kann.

Dem Beschwerdeführer wird im Voraus mitgeteilt, dass seine Angelegenheit dem Ausschuss Tägliche Verwaltung vorgelegt wird.

VIII. Welche Verpflichtungen obliegen dem Ombudsmann?

Art. 10. Der Ombudsmann muss die bei ihm eingehenden Beschwerden im Einklang mit den Bestimmungen der vorliegenden Satzung behandeln.

Art. 11. Der Ombudsmann muss die deontologischen Vorschriften einhalten. Es wird von ihm erwartet, dass er sich integer, ethisch und verantwortlich verhält. Er darf die materiellen oder moralischen Interessen von Sabam oder des Beschwerdeführers in keiner Weise beeinträchtigen.

In Ausübung seiner Funktion legt der Ombudsmann eine einwandfreie Ehrlichkeit und perfekte Objektivität an den Tag.

Er verzichtet auf jedwede Vorteile, die ihm gegebenenfalls vom Beschwerdeführer oder Dritten oder von Gesellschaftern von Sabam angeboten werden und die ihn bei der Ausübung seiner Funktion beeinflussen können.

Der Ombudsmann wird die Informationen, die ihm im Rahmen seiner Funktion zur Kenntnis gelangt sind, keinesfalls in Umständen einsetzen, die außerhalb des Rahmens seiner Funktion liegen.

Der Ombudsmann erkannt an, durch das Berufsgeheimnis gebunden zu sein, wie dies im Urheberrecht vorgesehen ist.

IX. Welche verschiedenen Phasen durchläuft die Behandlung einer Beschwerde durch den Ombudsmann?

Art. 12. Bei der Behandlung durch den Ombudsmann durchläuft die Beschwerde verschiedene Phasen. Hierüber informiert der Ombudsmann den Beschwerdeführer in seinem Schriftverkehr systematisch.

1. Eingangsbetätigung: hierbei handelt es sich um einen ersten Kontakt mit der Angelegenheit; in einem ersten Schreiben informiert der Ombudsmann den Beschwerdeführer darüber, ob die Beschwerde zulässig ist. Dies erfolgt innerhalb von fünf Werktagen nach Einreichung der Beschwerde.

2. Behandlung der Angelegenheit: in dieser Phase vervollständigt der Ombudsmann seine Informationen, indem er sowohl beim Beschwerdeführer als auch bei anderen betroffenen Dritten nähere Informationen anfordert. Aufgrund des neutralen Standpunkts von Sabam ist der Ombudsmann verpflichtet, alle von der Beschwerde betroffenen Parteien zu kontaktieren.

Behandlungsphase einer Angelegenheit in der Hauptsache, wenn es sich nicht um eine grundlegende Frage handelt oder wenn sie nicht einem anderen Dienst oder Entscheidungsorgan von Sabam und/oder einem Gericht vorgelegt werden muss.

3. Unzulässige oder unbegründete Beschwerde: der Ombudsmann reagiert so schnell wie möglich auf die Beschwerde, spätestens einen Monat nach deren Einreichung. Der Ombudsmann informiert den Beschwerdeführer in einem begründeten Schreiben darüber, dass die Beschwerde auf der Grundlage der vorliegenden Satzung ganz oder zu Teilen unbegründet ist.

4. Antwort und/oder Vermittlungsvorschlag: Behandlungsphase einer Angelegenheit, wenn der Ombudsmann einen Vorschlag macht oder eine Vermittlung einleitet.

Wenn es mehrere betroffene Parteien gibt, muss stets jede davon angehört werden.

Kein anderes Element der Vermittlung ist für die Parteien verbindlich oder kann für oder gegen sie verwendet werden, und zwar sowohl bei einer erfolgreichen als auch bei einer fehlgeschlagenen Vermittlung.

Spätestens einen Monat nach Einreichen der Beschwerde setzt der Ombudsmann alles daran, um zu einer klaren, relevanten und befriedigende Antwort zu finden und er informiert den Beschwerdeführer in einem begründeten Schreiben hierüber.

Aus außerordentlichen, motivierten Gründen kann die Frist für die Behandlung der Beschwerde um maximal einen zusätzlichen Monat verlängert werden.

Art. 13. Wenn Sabam zur Beilegung des dem Ombudsmann vorgelegten Streitfalls die Einleitung eines Gerichtsverfahrens entscheidet, informiert dieser den Beschwerdeführer hierüber im Voraus und beendet seinen Auftrag.

X. Wie zieht der Ombudsmann die Bilanz seiner Tätigkeiten?

Art. 14. Der Ombudsmann erstellt einen monatlichen und jährlichen Tätigkeitsbericht, in dem er die bei ihm eingereichten, von ihm behandelten und laufenden Beschwerden während des jeweiligen Monats bzw. des jeweiligen Jahres beschreibt und spezifiziert. Zu jeder Beschwerde gibt er die von ihm unternommenen Schritte, die von ihm formulierten Empfehlungen sowie die Risiken für Sabam an.

Auf der Grundlage dieser Tätigkeitsberichte kann der Geschäftsführende Ausschuss entsprechende Maßnahmen treffen, wie beispielsweise eine Überarbeitung der Einnahme- und Verteilungsregeln der Rechte.

XI. Wann tritt diese Ordnung in Kraft?

Art. 15. Diese Geschäftsordnung wurde vom Geschäftsführenden Ausschuss erstellt und genehmigt.

Der Geschäftsführende Ausschuss kontrolliert, ob sie korrekt in die Praxis umgesetzt wird, evaluiert, ob sie zielführend ist, und sorgt für die notwendigen Änderungen und Aktualisierungen.

Ein Exemplar dieser Ordnung wird zur Information an die Kontrollstelle gesandt und auf der Webseite von Sabam veröffentlicht.