I. Wat is het doel van dit reglement?
Art. 1. Dit reglement bepaalt de modaliteiten met betrekking tot de behandeling door de bemiddelaar van de klachten – met name de klachten in tweede lijn – die bij hem ingediend worden.
Onder klachten in tweede lijn dient te worden verstaan de klachten die vooraf door de Customer Service en/of een andere dienst of commissie van Sabam behandeld werden.
Wat betreft de klachten waarvoor Sabam en/of de wet een specifieke procedure voorzien, is de rol van de bemiddelaar beperkt tot een controle op het naleven van de toepasselijke regels. Zo voorzien de statuten en het algemeen reglement van Sabam bijvoorbeeld specifieke regels met betrekking tot de aansluiting bij Sabam, de documentatie van werken (met inbegrip van de classificatie van werken), de aangifte van gebruikte werken. In geval van betwisting kunnen alleen het comité dagelijks bestuur of het bestuursorgaan het geschil beslechten.
II. Wie kan een klacht indienen bij de bemiddelaar?
Art. 2. De vennoten van Sabam, de houders van rechten en de gebruikers van het Sabam-repertoire die een rechtmatig belang hebben kunnen een klacht indienen bij de bemiddelaar met betrekking tot individuele door Sabam gestelde handelingen inzake rechtenbeheer waarvoor ze van de Customer Service en/of een andere dienst of commissie van Sabam geen duidelijk, relevant of bevredigend antwoord hebben gekregen.
De klacht van een rechtspersoon wordt ingediend door een daartoe gemandateerde natuurlijke persoon.
III. Aan welke voorwaarden moet een klacht voldoen om door de bemiddelaar te worden behandeld?
Art. 3. Een klacht is onontvankelijk wanneer:
1° deze niet vooraf werd ingediend en behandeld door de Customer Service en/of een andere dienst of commissie van Sabam en er geen periode van zes maanden is overschreden sinds de datum waarop de Customer Service zijn tussenkomt heeft beëindigd.
2° deze onmiskenbaar ongegrond is of wordt ingediend in een onredelijke termijn of wanneer deze volledig verzonnen is of uitsluitend kwetsend of lasterlijk;
3° deze in essentie dezelfde is als een andere door de bemiddelaar afgewezen klacht en geen nieuwe elementen bevat ten aanzien van laatstgenoemde klacht;
4° deze het voorwerp uitmaakt van een procedure voor de hoven en rechtbanken of reeds ingediend is bij de controledienst van de vennootschappen voor het beheer van auteursrechten en naburige rechten;
5° deze, in overeenstemming met de statuten en het reglement, door een andere dienst of besluitvormend orgaan van Sabam behandeld moet worden. Afhankelijk van het voorwerp en de ernst van de elementen van de klacht wordt deze voorgelegd aan het directiecomité en/of het comité dagelijks bestuur, die beslissen over de opvolging die eraan gegeven dient te worden.
6° deze ongeschreven en/of anoniem wordt ingediend;
7° deze niet voldoet aan de door dit reglement bepaalde voorwaarden en/of niet alle nodige informatie/documenten bevat.
IV. Hoe kan men een klacht indienen bij de bemiddelaar?
Art. 4. Een klacht kan schriftelijk per post of elektronisch bij de bemiddelaar worden ingediend en moet voldoen aan de door dit reglement bepaalde voorwaarden.
Een schriftelijke klacht alsook alle briefwisseling nadien moet naar behoren worden ondertekend door de klager of zijn mandataris.
Een mondelinge of anonieme klacht is niet ontvankelijk.
V. Welke elementen moet een klacht noodzakelijkerwijs vermelden?
Art. 5. Elke klacht maakt duidelijk melding van:
1° de identiteit van de klager, met name zijn naam en voornaam (of de naam van de rechtspersoon of feitelijke vereniging), zijn volledig adres (of het adres van de zetel van de rechtspersoon of het adres van de feitelijke vereniging), zijn telefoonnummer of andere communicatiemiddelen (faxnummer, e-mailadres, etc.).
2° de hoedanigheid van de mandataris van de klager alsook zijn rechtmatig belang;
3° het duidelijk en nauwkeurig geformuleerde voorwerp van de klacht;
4° de voorafgaande stappen die de klager ten aanzien van Sabam ondernomen heeft om te trachten zelf genoegdoening te verkrijgen (met inbegrip van de verwijzing naar de correspondentie met de Customer Service);
5° het chronologisch verloop van de feiten;
6° de identiteit van alle personen (natuurlijke of rechtspersonen) die mogelijk bij de klacht betrokken zijn.
De klager voegt bij zijn klacht een kopie van alle documenten en bewijsstukken die er betrekking op hebben. Wanneer de bemiddelaar vaststelt dat een klacht niet volledig is, nodigt hij de klager uit om hem de ontbrekende elementen mee te delen. Indien deze hem niet binnen een redelijke termijn van antwoord dient, verwerpt en seponeert de bemiddelaar zijn klacht.
VI. Wat mag de klager verwachten van de behandeling van zijn klacht door de bemiddelaar?
Art. 6. De klager heeft het recht:
1° binnen de vijf werkdagen geïnformeerd te worden over de ontvangst van zijn klacht en de ontvankelijkheid ervan;
2° op een correcte en respectvolle behandeling van zijn klacht binnen de termijn;
3° op een objectief en onpartijdig onderzoek van zijn klacht, in alle onafhankelijkheid;
4° geïnformeerd te worden over de werkwijze van de bemiddelaar;
5° dat de bemiddelaar zijn eventuele weigering om de klacht te behandelen motiveert;
6° in alle stadia van de behandeling van zijn klacht geïnformeerd te worden over de vooruitgang van zijn dossier;
7° op een duidelijk, relevant antwoord op zijn klacht uiterlijk binnen één maand na het indienen ervan. Om uitzonderlijke gemotiveerde redenen kan de termijn voor de behandeling van de klacht met maximaal één extra maand verlengd worden;
8° geïnformeerd te worden over de beslissingen van Sabam met betrekking tot eventuele aanbevelingen van de bemiddelaar en/of over het standpunt van eventuele andere betrokken partijen;
Art. 7. De bemiddelaar kan de klager horen. Indien meerdere partijen in het geding zijn, worden alle partijen door de bemiddelaar gehoord.
In geval van een klacht tussen twee of meer partijen zonder dat Sabam zelf een partij in het geschil is, is de rol van de bemiddelaar beperkt tot het begeleiden, horen en adviseren van de partijen om tot een minnelijke schikking te komen. Indien er binnen een redelijke termijn geen minnelijke schikking kan worden gevonden, sluit de bemiddelaar zijn tussenkomst definitief af.
Sabam dient een absoluut neutraal standpunt aan te houden in klachten tussen meerdere vennoten.
VII. Welke verplichtingen rusten op de klager?
Art. 9. De klager dient:
1° alle bijkomende informatie die de bemiddelaar vereist mee te delen;
2° persoonlijk aanwezig te zijn wanneer de bemiddelaar hem uitnodigt om gehoord te worden en een volledig, eerlijk antwoord te geven op alle vragen. Indien hij de vergadering niet bijwoont zonder geldige rechtvaardiging verwerpt en seponeert de bemiddelaar de klacht.
3° zich te onthouden, rechtstreeks of via een gemandateerde, van niet met de bemiddelaar afgesproken tussenkomsten bij Sabam en/of de controledienst of het gerecht, die parallel zouden lopen met de tussenkomst van de bemiddelaar en dit zolang hij het dossier behandelt.
Bij een parallelle tussenkomst zal de bemiddelaar zijn opdracht beëindigen.
Indien de bemiddelaar vaststelt dat de klager in zijn hoedanigheid van lid van Sabam zich onrechtmatig rechten heeft toegeëigend of dit wil doen, zal de bemiddelaar zijn opdracht beëindigen en het dossier voorleggen aan het comité dagelijks bestuur dat, in overeenstemming met de statuten en het reglement, disciplinaire maatregelen kan nemen ten aanzien van de vennoten van Sabam.
De klager zal op voorhand meegedeeld worden dat zijn dossier aan het comité dagelijks bestuur voorgelegd wordt.
VIII. Welke verplichtingen rusten op de bemiddelaar?
Art. 10. De bemiddelaar dient de klachten die hij ontvangt te behandelen in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
Art. 11. De bemiddelaar dient de deontologische regels na te leven. Hij wordt verwacht zich integer, ethisch en verantwoord te gedragen. Hij mag geenszins afbreuk doen aan de materiële en morele belangen van Sabam of die van de klager.
In de uitoefening van zijn functie geeft de bemiddelaar blijk van een onberispelijke eerlijkheid en perfecte objectiviteit.
Hij doet afstand van de voordelen van welke aard dan ook die hem aangeboden zouden worden door de klager van de derden of van de vennoten van Sabam en die hem bij de uitoefening van zijn functie zouden kunnen beïnvloeden.
De bemiddelaar zal de informatie die hij als gevolg van zijn functie verkregen heeft geenszins aanwenden in omstandigheden die buiten het kader van zijn functie liggen.
De bemiddelaar erkent door het beroepsgeheim te zijn gebonden, zoals voorzien in de wet op het auteursrecht.
IX. Welke zijn de verschillende fasen in de behandeling van een klacht door de bemiddelaar?
Art. 12. Bij de behandeling doorloopt een klacht verschillende fasen bij de bemiddelaar. Deze worden stelselmatig aangegeven door de bemiddelaar in zijn briefwisseling met de klager.
1° Ontvangstmelding: dit is een eerste contact met een dossier; in een eerste brief meldt de bemiddelaar aan de klager of de klacht ontvankelijk is. Dit gebeurt binnen de vijf werkdagen na het indienen van de klacht.
2° Behandeling van het dossier: de fase waarin de bemiddelaar zijn informatie vervolledigt door zowel de klager als iedere betrokken derde nadere inlichtingen te vragen. Gelet op het neutrale standpunt van Sabam is de bemiddelaar verplicht alle bij de klacht betrokken partijen te contacteren.
Behandelingsfase van een dossier ten gronde wanneer er geen principiële kwestie aan de orde is of wanneer het niet aan een andere dienst of beslissingsorgaan van Sabam en/of aan de hoven en rechtbanken moet worden voorgelegd.
3° Onontvankelijke of ongegronde klacht: de bemiddelaar reageert zo snel mogelijk op de klacht, uiterlijk één maand na het indienen ervan. De bemiddelaar informeert de klager door middel van een gemotiveerde brief dat de klacht op grond van dit reglement geheel of gedeeltelijk ongegrond is.
4° Antwoord en/of bemiddelingsvoorstel: behandelingsfase van een dossier waarin de bemiddelaar een voorstel doet of overgaat tot bemiddeling.
Wanneer er meerdere betrokken partijen zijn, moet ieder van hen steeds gehoord worden.
Geen enkel ander element van de bemiddeling bindt de partijen of kan worden aangewend voor of gebruikt tegen hen, en dit zowel ingeval van succes als ingeval van mislukking van de bemiddeling.
Uiterlijk binnen één maand na het indienen van de klacht stelt de bemiddelaar alles in het werk om een duidelijk, relevant en bevredigend antwoord te vinden en informeert de klager hierover door middel van een gemotiveerde brief.
Om uitzonderlijke gemotiveerde redenen kan de termijn voor de behandeling van de klacht met maximaal één extra maand verlengd worden.
Art. 13. Indien Sabam beslist een gerechtelijke procedure in te leiden om het bij de bemiddelaar ingediende geschil te beslechten, informeert deze op voorhand de klager en beëindigt hij zijn opdracht.
X. Hoe maakt de bemiddelaar de balans op van zijn activiteiten?
Art. 14. De bemiddelaar stelt maandelijks en jaarlijks een activiteitenverslag op waarin hij de ingediende, behandelde en lopende klachten gedurende de betrokken maand en het betrokken jaar beschrijft en specificeert. Voor elke klacht vermeldt hij de stappen die hij ondernomen heeft, de aanbevelingen die hij geformuleerd heeft, alsook de risico’s voor Sabam.
Op basis van deze activiteitenverslagen kan het Directiecomité passende maatregelen nemen zoals bijvoorbeeld de herziening van de innings- en verdelingsregels van de rechten.
XI. Wanneer treedt dit reglement in werking?
Art. 15. Dit huishoudelijk reglement werd opgesteld en goedgekeurd door het directiecomité.
Het directiecomité ziet erop toe dat het correct wordt toegepast in de praktijk, evalueert de doeltreffendheid ervan en zorgt voor de nodige wijzigingen en updates.
Een exemplaar van dit reglement wordt ter informatie aan de controledienst bezorgd en gepubliceerd op de website van Sabam.
Contact:
Tweekerkenstraat 41-43, 1000 Brussel